Списание кредиторской задолженности

Здравствуйте! У меня проблема такая! Мы ОАО. Находимся на ЕСХН. Наша головная организация находится в Москве. Мы имеем филиал в  другом городе. Наш филиал не выделен на отдельный баланс. Мы оплачивали по безналу доставку оборудования компании по доставки на наше обособленное подразделения. Выписывались и оплачивались счета в марте. Позже выяснилось что директор филиала тоже повторно оплатил эту услугу наличными, но чек потерян. Оказалось, что у нас переплата. В июле мы снова нанимали эту же компанию по перевозке груза  чтобы доставить товар на наш филиал. Снова выписали счета. Но мы получили их не сразу, а в сентябре и сразу не оплатили. В ноябре выяснилось, что у нас переплата по мартовским счетам,  и мы решили выяснить не  оплачивались ли в июле услуги по перевозки тоже по наличными. Я выяснила у контрагента нашего, запрашивала акт сверки и оказалось, что июльские услуги по доставке товаров не были оплачены. А вот в марте оплата доставки оборудования проводилась дважды. Мы им отправляли письмо о возврате излишне перечисленных денежных средств. Но они списали из них июльскую задолженность за перевозку товаров и отправили на наш счет остаток свободных денежных средств. Теперь у них все по нулям. А вот у нас проблемы. У нас по кредиту висит остаток (сумма по тому счету в июле, которую они вычли из задолженности) и потерянный чек по оплате доставки оборудования в марте, который мы не можем провести в Авансовом отчете, так как его нет. Мы решили проводить операции вручную, так как в авансовом отчете потерянный чек мы провести не можем.  Вопрос. Как отразить оплату в бухгалтерском учете если нет оправдательных документов и как снять кредиторскую задолженность? Какие проводки должны быть при проведении отсутствующего чека и снятии кредиторской задолженности? Спасибо!